안녕하세요 오피스툴입니다.
연말이 되면 회사에서 “남은 연차를 사용해주세요”, “연차사용계획서를 제출해주세요”라는 안내를 받는 경우가 많습니다. 직원 입장에서는 연차를 사용하지 않으면 나중에 수당으로 받을 수 있다고 생각할 수 있지만 회사가 근로기준법에서 정한 연차유급휴가 사용촉진 절차를 적법하게 진행했다면 이야기가 달라질 수 있습니다. 근로자가 끝까지 연차를 사용하지 않더라도 회사의 미사용 연차수당 지급의무가 면제될 수 있기 때문입니다. 하지만 회사가 단순히 한두 번 “연차 쓰세요”라고 이야기한다고 해서 자동으로 연차수당을 지급하지 않아도 되는 것은 아닙니다.
연차 사용촉진제도란?
연차의 본래 목적은 근로자가 실제로 휴식을 취하도록 하는 것입니다.
하지만 업무가 바쁘거나 직원이 연차를 사용하지 않아 매년 많은 연차가 남는 경우가 있습니다. 그래서 법에서는 일정한 절차에 따라 사용자가 근로자에게 연차 사용을 적극적으로 촉진할 수 있도록 하고 있습니다.
회사가 법에서 정한 연차 사용촉진 절차를 모두 지켰음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않았다면 사용하지 않은 연차에 대해 회사가 금전으로 보상할 의무가 면제될 수 있습니다.
따라서 근로자 입장에서도 회사가 연차사용촉진을 시작했다면 단순 안내문이라고 생각하지 말고 자신에게 남은 연차와 사용기한을 확인하는 것이 좋습니다.
회사가 “연차 쓰세요”라고 하면 사용촉진이 끝나는 걸까?
아닙니다.
법에서 정한 연차사용촉진은 일정한 시기와 방식에 따라 진행되어야 합니다.
일반적인 1년 이상 근로자의 연차를 예로 들면 사용자는 연차 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 일정 기간 안에 근로자별 미사용 연차일수를 알려주고 근로자가 사용할 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구해야 합니다.
이것이 흔히 1차 연차사용촉진이라고 불리는 절차입니다.
근로자가 촉구를 받은 후 정해진 기간 안에 연차사용 시기를 정해 회사에 통보하지 않으면 회사가 이후 남은 연차의 사용시기를 직접 정해 다시 서면으로 알려주는 2차 절차를 진행합니다.
즉 단순한 사내공지나 구두안내만으로 모든 절차가 완료되는 것은 아닙니다.
1차 연차 사용촉진은 언제 할까?
일반적인 연차의 경우 휴가를 사용할 수 있는 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 첫 번째 촉진절차를 진행합니다.
예를 들어 회사가 회계연도 기준으로 1월 1일부터 12월 31일까지 연차를 사용하도록 관리하는 일반적인 사례라면 7월 초에 직원별 미사용 연차일수를 알려주고 사용시기를 지정해 회사에 제출하도록 요구하는 모습을 볼 수 있습니다.
중요한 것은 단순히 “올해 연차가 남았습니다”라고 안내하는 것이 아니라 근로자별 미사용 일수를 알려주고 사용시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구하는 것입니다.
직원이 답을 안 하면 회사가 날짜를 정할 수 있습니다
회사가 1차 촉진을 적법하게 실시했는데 근로자가 촉구를 받은 날부터 10일 이내에 미사용 연차의 사용시기를 정해 회사에 알려주지 않았다면 다음 단계가 진행될 수 있습니다.
회사는 연차 사용기간이 끝나기 일정 시점 전까지 근로자가 사용하지 않은 연차의 사용시기를 직접 정해 근로자에게 서면으로 통보하게 됩니다.
예를 들어 남은 연차 5일에 대해 근로자가 날짜를 제출하지 않았다면 회사가 10월이나 11월의 특정 날짜를 연차 사용일로 지정하는 식입니다.
적법한 절차를 거쳤다면 근로자는 회사가 지정한 날짜에 연차를 사용하는 것이 원칙적인 흐름입니다.
회사가 날짜를 정했는데 그날 출근하라고 하면?
연차사용촉진에서 매우 중요한 부분입니다.
회사가 적법한 절차에 따라 근로자에게 특정 날짜를 연차 사용일로 지정해 놓고 실제 그날 근로자가 출근했을 때 회사가 일을 하도록 받아들이는 상황이 발생할 수 있습니다.
연차를 실제 사용하도록 하는 것이 제도의 취지이므로 회사가 지정한 휴가일에 근로를 제공받는다면 사용촉진의 효력이 문제될 수 있습니다.
따라서 사업주 입장에서도 단순히 서류상으로 연차 날짜만 지정한 뒤 실제로는 계속 근무시키는 방식으로 운영해서는 안 됩니다.
근로자 입장에서는 지정된 연차일인데 업무 때문에 출근하게 됐다면 출근기록이나 업무지시 내역을 확인해두는 것이 좋습니다.
사용촉진을 하면 연차수당을 무조건 안 줘도 될까?
모든 절차가 적법하게 진행되었다는 전제가 필요합니다.
사용자가 법에서 정한 시기와 방식에 따라 연차사용촉진을 실시했고 실제 연차를 사용할 수 있는 상황을 보장했음에도 근로자가 사용하지 않았다면 회사는 해당 미사용 연차에 대한 수당 지급의무를 면할 수 있습니다.
반대로 절차를 제대로 지키지 않았다면 단순히 회사가 “사용촉진을 했다”고 주장하는 것만으로 연차수당이 없어지는 것은 아닙니다.
따라서 연말에 남은 연차가 자동으로 없어졌다는 설명을 들었다면 회사에서 실제 어떤 사용촉진 절차를 거쳤는지 확인해보는 것이 좋습니다.
이메일이나 사내 메신저로 해도 될까?
연차사용촉진에서는 서면 통보가 중요합니다.
실무에서는 전자문서, 이메일이나 사내 인사시스템 등 기록을 확인할 수 있는 방식이 사용되는 경우가 있습니다.
다만 어떤 방식이 법적으로 서면통보 요건을 충족하는지는 실제 시스템과 전달방식에 따라 판단이 필요할 수 있습니다.
회사 입장에서는 근로자별 미사용 연차와 통보내용, 통보일을 객관적으로 확인할 수 있도록 기록을 남기는 것이 중요합니다.
근로자도 회사에서 받은 이메일이나 전자결재 문서 등을 보관해두면 이후 연차수당 정산과 관련해 확인하기 편리합니다.
1년 미만 근로자도 사용촉진 대상일까?
1년 미만 근로자에게 한 달 개근 시 발생하는 연차에 대해서도 별도의 사용촉진 규정이 있습니다.
다만 일반적인 15일 연차와 촉진 시점이 동일하지 않기 때문에 인사담당자가 같은 일정으로 일괄 처리하면 문제가 발생할 수 있습니다.
1년 미만 연차는 발생시기와 사용기간 자체가 일반 연차와 다르므로 별도의 기준을 적용해야 합니다.
따라서 신입사원에게 발생한 연차에 대해 회사가 사용촉진을 했다고 안내한다면 실제 법에서 정한 시점과 절차에 맞게 진행했는지를 확인할 필요가 있습니다.
연차사용촉진과 강제 연차는 같은 말일까?
같은 개념이 아닙니다.
연차사용촉진은 근로자에게 연차를 실제 사용하도록 법에서 정한 절차에 따라 안내하고 사용시기를 지정하는 제도입니다.
반면 회사가 경영상 이유로 특정 날짜를 무조건 연차로 처리하거나 근로자의 의사와 관계없이 임의로 연차를 차감하는 것은 별도의 법적 검토가 필요합니다.
따라서 회사가 “이번 주 금요일은 모두 연차로 처리하겠습니다”라고 공지했다고 해서 그것이 근로기준법상 연차사용촉진 절차와 동일한 것은 아닙니다.
사용촉진 중 퇴사하면 연차수당은 어떻게 될까?
사용촉진을 진행하고 있는 도중 근로자가 퇴사하는 경우에는 퇴사시점까지 실제 발생하고 사용한 연차와 촉진절차 등을 종합해서 확인해야 합니다.
단순히 회사가 연초에 “올해 연차를 모두 사용하세요”라고 공지했다는 이유만으로 퇴직자의 모든 미사용 연차수당이 사라지는 것은 아닙니다.
특히 퇴사로 인해 비로소 사용할 수 없게 된 연차가 있다면 실제 수당 지급 대상인지 구체적인 조건을 확인해야 합니다.
퇴사를 준비하는 근로자는 회사로부터 받은 연차사용촉진 문서가 있는지 확인하고 연차 계산기에서 발생일수와 사용일수를 먼저 정리하는 것이 좋습니다.
근로자는 어떻게 대응하면 좋을까?
회사가 미사용 연차일수를 알려주면서 연차사용계획을 제출하라고 했다면 먼저 자신이 실제로 사용할 수 있는 날짜를 확인하는 것이 좋습니다.
업무가 바쁘다는 이유로 계획서를 제출하지 않고 계속 미루면 회사가 사용시기를 지정할 수 있습니다.
연차를 휴식으로 사용하고 싶다면 사용가능기간 안에 계획을 세워 사용하는 것이 가장 확실합니다.
반대로 회사에서 연차사용촉진을 했지만 실제로는 업무 때문에 사용할 수 없었다면 당시 업무지시나 출근기록 등을 확인할 필요가 있습니다.
사업주도 절차를 정확하게 지켜야 합니다
사업주 입장에서는 직원들에게 연차를 사용하라고 여러 번 말했는데 왜 미사용수당을 지급해야 하느냐고 생각할 수 있습니다.
하지만 연차사용촉진으로 수당 지급의무를 면하려면 법에서 정한 절차를 따라야 합니다.
직원별 미사용 연차를 관리하고 1차 촉진 시점과 2차 지정 시점을 정확하게 기록하는 것이 중요합니다.
특히 입사일 기준으로 연차를 관리하는 회사라면 직원마다 연차 사용기간 종료일이 다를 수 있기 때문에 일괄적으로 7월과 10월에만 처리하면 맞지 않을 수도 있습니다.
오피스툴 연차 사용촉진 일정 계산
오피스툴에서는 연차 계산기와 사용촉진 일정 기능을 연결할 수 있습니다.
근로자의 연차 발생일과 사용기간 종료일을 기준으로 1차 사용촉진을 언제 시작해야 하는지, 2차 사용시기 지정은 언제까지 해야 하는지 자동으로 보여주는 방식입니다.
근로자는 회사의 사용촉진이 어느 단계인지 확인할 수 있고 인사담당자는 직원별 일정을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.
연차를 단순히 ‘몇 개 남았는지’만 계산하는 것보다 발생일, 사용기한, 사용촉진 일정까지 함께 보여주면 실제 업무에서도 훨씬 유용하게 활용할 수 있습니다.
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